Doordruksets: wat zijn het en waar gebruik je ze voor?
Een werkbon invullen, een afleverdocument laten ondertekenen of direct een kopie van een formulier meegeven aan de klant? In veel bedrijven gebeurt dit nog iedere dag. Een doordrukset is daarvoor een eenvoudige en praktische oplossing.
Met een doordrukset schrijf je één keer, terwijl de informatie automatisch wordt overgenomen op één of meerdere onderliggende vellen. Zo hebben bijvoorbeeld zowel jouw bedrijf als de klant direct een exemplaar van hetzelfde document.
Maar hoe werkt een doordrukset precies? Welke mogelijkheden zijn er en wanneer kies je voor losse sets of juist voor doordruksets in een blok? In deze blog leggen we het uit.
Wat is een doordrukset?
Een doordrukset is een formulier dat bestaat uit meerdere op elkaar liggende vellen. Wanneer je op het bovenste vel schrijft, wordt de informatie doorgedrukt naar het vel of de vellen eronder.
Je hoeft dezelfde informatie daardoor niet meerdere keren in te vullen. Dat is handig wanneer verschillende partijen een kopie van hetzelfde formulier nodig hebben.
Denk bijvoorbeeld aan een monteur die na werkzaamheden een werkbon invult. De klant kan een exemplaar ontvangen, terwijl een tweede exemplaar bij het bedrijf blijft voor de administratie.
Doordruksets worden onder andere gebruikt voor:
- Werkbonnen
- Afleverbonnen
- Bestelbonnen
- Serviceformulieren
- Reparatiebonnen
- Ontvangstbewijzen
- Registratieformulieren
- Interne bedrijfsformulieren
Het grote voordeel is dat alle exemplaren tijdens het invullen tegelijkertijd dezelfde informatie krijgen.
Hoe werkt doordrukpapier?
Bij moderne doordruksets wordt meestal zelfkopiërend papier gebruikt. Dit wordt ook wel NCR-papier genoemd. Daardoor is het ouderwetse losse carbonpapier tussen de formulieren niet meer nodig.
Wanneer je met een pen op het bovenste vel schrijft, zorgt de druk van de pen ervoor dat de geschreven informatie zichtbaar wordt op het onderliggende vel.
Dat geldt niet alleen voor tekst. Ook handtekeningen, cijfers, vinkjes en andere handgeschreven informatie kunnen worden doorgedrukt.
Het systeem is daardoor bijzonder geschikt voor situaties waarin formulieren op locatie of onderweg met de hand worden ingevuld.
Een chauffeur kan bijvoorbeeld een afleverbon laten ondertekenen, terwijl een installateur dezelfde techniek kan gebruiken voor een service- of werkbon.
Doordruksets in 2-voud of 3-voud
Niet iedere organisatie heeft hetzelfde aantal exemplaren nodig. Daarom kunnen doordruksets uit verschillende aantallen vellen bestaan.
Bij een set in 2-voud heb je een origineel en één kopie. Dat is bijvoorbeeld handig wanneer één exemplaar voor de klant is en één exemplaar voor jouw eigen administratie.
Bij een set in 3-voud ontstaat naast het origineel nog een extra kopie. Dat kan interessant zijn wanneer een formulier door meerdere afdelingen of partijen moet worden verwerkt.
Een praktische verdeling kan bijvoorbeeld zijn:
Exemplaar 1: voor de klant
Exemplaar 2: voor de administratie
Exemplaar 3: voor bijvoorbeeld planning, magazijn of uitvoering
Door de verschillende vellen een eigen kleur te geven, is bovendien snel herkenbaar welk exemplaar voor welke partij bedoeld is.
Waar worden doordruksets voor gebruikt?
Doordruksets zijn vooral interessant op plaatsen waar informatie direct moet worden vastgelegd en meerdere mensen of afdelingen een exemplaar nodig hebben.
Een bekend voorbeeld is de werkbon. Een medewerker noteert welke werkzaamheden zijn uitgevoerd, hoeveel tijd daarvoor nodig was en welke materialen zijn gebruikt. Vervolgens kan de klant het formulier ondertekenen en direct een kopie meekrijgen.
Maar er zijn veel meer toepassingen.
Transport en logistiek
Voor afleverbonnen, ontvangstbewijzen en andere documenten die bij levering worden ingevuld.
Bouw en installatie
Voor werkbonnen, serviceformulieren, inspecties en registraties op locatie.
Garages en technische bedrijven
Voor reparatiebonnen, opdrachten en formulieren waarop werkzaamheden en onderdelen worden vastgelegd.
Detailhandel en groothandel
Voor bestellingen, afhaalbonnen en interne formulieren.
Dienstverlening
Voor opdrachten, afspraken, controles of andere documenten waarvoor direct een kopie nodig is.
Doordruksets in een blok
Wanneer formulieren regelmatig op dezelfde werkplek of onderweg worden gebruikt, kan een blok een praktische keuze zijn.
De afzonderlijke sets blijven bij elkaar, waardoor medewerkers eenvoudig het volgende formulier kunnen gebruiken. Dat maakt een blok bijvoorbeeld handig voor monteurs, chauffeurs en buitendienstmedewerkers.
Ook op een balie, in een magazijn of op kantoor is een blok praktisch wanneer gedurende de dag meerdere formulieren worden ingevuld.
Een ander voordeel is de overzichtelijkheid. In plaats van een stapel losse formulieren heb je de sets netjes bij elkaar.
Wil je weten welke mogelijkheden er zijn? Bekijk dan onze doordruksets in blok.
Wanneer kies je voor losse doordruksets?
Niet in iedere situatie is een blok nodig. Soms is het juist praktischer wanneer iedere set afzonderlijk gebruikt of meegegeven kan worden.
Losse doordruksets zijn bijvoorbeeld handig wanneer formulieren vooraf worden verdeeld over verschillende medewerkers, afdelingen, opdrachten of locaties.
Je kunt eenvoudig het benodigde aantal meenemen zonder een compleet blok bij je te hoeven hebben.
Dat kan ook prettig zijn wanneer de formulieren onderdeel zijn van een dossier of samen met andere documenten worden meegegeven.
Bekijk hiervoor de mogelijkheden voor losse doordruksets.
Maak van je doordrukset een praktisch bedrijfsformulier
Een doordrukset hoeft natuurlijk niet alleen uit lege regels te bestaan. Je kunt het formulier volledig afstemmen op de manier waarop jouw organisatie werkt.
Denk vooraf goed na over welke informatie medewerkers daadwerkelijk nodig hebben. Hoe logischer het formulier is opgebouwd, hoe sneller het in de praktijk kan worden ingevuld.
Je kunt bijvoorbeeld ruimte opnemen voor:
- Bedrijfs- en klantgegevens
- Datum en tijd
- Order- of werkbonnummer
- Omschrijving van werkzaamheden
- Gebruikte materialen
- Aantallen
- Opmerkingen
- Naam van de medewerker
- Handtekening van de klant
Daarnaast kun je natuurlijk je logo, huisstijl en vaste bedrijfsgegevens in het ontwerp verwerken. Zo wordt een praktisch formulier tegelijkertijd onderdeel van je professionele uitstraling.
Denk goed na over de indeling
Bij een formulier is een mooi ontwerp prettig, maar gebruiksgemak is minstens zo belangrijk. Een medewerker moet direct begrijpen waar bepaalde informatie moet worden ingevuld.
Werk daarom met duidelijke vakken, voldoende schrijfruimte en een logische volgorde.
Een werkbon kan bijvoorbeeld beginnen met klant- en projectgegevens, gevolgd door de uitgevoerde werkzaamheden en gebruikte materialen. Onderaan kan vervolgens ruimte worden vrijgehouden voor opmerkingen en een handtekening.
Probeer vooral te voorkomen dat een formulier te vol wordt. Wanneer medewerkers nauwelijks ruimte hebben om te schrijven, wordt het document in de praktijk minder prettig om te gebruiken.
Een goede doordrukset is daarom niet alleen herkenbaar aan een professionele uitstraling, maar vooral aan een indeling die aansluit op het dagelijkse werk.
Waarom doordruksets nog steeds handig zijn
Steeds meer administratie verloopt digitaal. Toch blijven papieren doordruksets voor veel bedrijven praktisch.
Op locatie is immers niet altijd een computer of printer beschikbaar. Een formulier met een pen invullen is dan snel en eenvoudig. Bovendien kan de klant direct een fysiek exemplaar ontvangen.
Doordruksets hebben daardoor een aantal praktische voordelen:
- Snel met de hand in te vullen
- Direct meerdere identieke exemplaren
- Geen printer op locatie nodig
- Eenvoudig een ondertekende kopie meegeven
- Geschikt voor gebruik onderweg
- Gemakkelijk te verwerken in de administratie
Vooral bij werkzaamheden op locatie kan dat nog steeds een bijzonder efficiënte manier van werken zijn.
Welke doordrukset past bij jouw bedrijf?
De beste uitvoering hangt vooral af van de manier waarop het formulier wordt gebruikt.
Bedenk daarom vooraf hoeveel kopieën je nodig hebt, wie ieder exemplaar ontvangt en waar de formulieren worden ingevuld.
Worden de formulieren dagelijks vanuit een bedrijfswagen gebruikt? Dan kan een blok handig zijn. Worden de formulieren vooraf over verschillende opdrachten of medewerkers verdeeld? Dan kunnen losse sets praktischer zijn.
Denk daarnaast goed na over het formaat. Er moet voldoende ruimte zijn om alle noodzakelijke gegevens duidelijk in te vullen, zonder dat het formulier onnodig groot wordt.
Door deze keuzes vooraf goed te maken, krijg je uiteindelijk een doordrukset die niet alleen professioneel oogt, maar vooral prettig werkt.
Conclusie: praktisch drukwerk voor dagelijkse administratie
Een doordrukset is een eenvoudige manier om tijdens het invullen direct meerdere exemplaren van hetzelfde formulier te maken. Daardoor zijn doordruksets ideaal voor onder andere werkbonnen, afleverbonnen, serviceformulieren en ontvangstbewijzen.
Afhankelijk van de toepassing kun je kiezen voor meerdere exemplaren per set en voor losse sets of sets die samen in een blok zitten.
Door het formulier volledig af te stemmen op jouw werkwijze, huisstijl en administratie maak je van een eenvoudig vel papier een praktisch hulpmiddel dat iedere dag tijd kan besparen.
Weet je nog niet precies welke uitvoering het beste bij jouw bedrijf past? All Prints denkt graag met je mee over het formaat, de indeling en de uitvoering van jouw doordruksets.